Cách quản lý chi phí khi xây nhà

Đa số những ai lần đầu tiên xây nhà đều có quan tâm lớn nhất là : ” Xây nhà sẽ hết bao nhiêu tiền”. Để trả lời câu hỏi này một cách chính xác thật không dễ tí nào, thậm chí đến những nhà thầu nhiều năm kinh nghiệm thì con số dự báo không bao giờ đảm bảo chính xác 100%. Lý do là vì quá trình xây dựng một căn nhà thường có thời gian kéo dài từ 3 – 9 tháng, nên việc thay đổi giá cả vật liệu (phần thô và hoàn thiện) trong quá trình xây dựng là một điều thường xuyên xảy ra. Ngoài ra, để hoàn thành một căn nhà cũng cần có chi phí cho nhân công xây dựng, mà năng suất của thợ phụ thuộc vào tay nghề, sức khỏe và thậm chí cả thời tiết nữa. Do có nhiều yếu tố làm ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm nên việc xác định chi phí xây dựng thường có những sai lệch nhất định, những nhà thầu nào có kinh nghiệm lâu năm, đội ngũ tay nghề thợ thuyền tốt, nếu quản lý chi phí chặt thì thường ước lượng chi phí chính xác đến khoảng 90% – 95% là tối đa.

Trên thực tế, việc ước lượng chi phí xây nhà có chính xác hay không phụ thuộc rất nhiều vào trình độ quản lý của gia chủ. Bởi vì giữa ước lượng (mang tính chất dự báo) và thực tế bao giờ cũng có sự chênh lệch nhất định do các yếu tố khách quan và các yếu tố chủ quan. Các yếu tố khách quan thường là tình hình kinh tế vĩ mô biến động khiến cho giá nguyên vật liệu hoặc giá nhân công thay đổi. Tuy nhiên, nếu quan sát thêm tình hình thị trường trong những năm gần đây thì giá cả vật liệu xây dựng không biến động nhiều. Do đó, các yếu tố khách quan từ thị trường hầu như ảnh hưởng không nhiều đến giá thành xây dựng. Điều đó suy ra rằng, nếu một công trình bị phát sinh chi phí từ 20% trở lên thì phần lớn nguyên nhân xuất phát từ các yếu tố chủ quan là kinh nghiệm ước tính và khả năng quản lý chi phí của chủ nhà.

Công thức quản lý chi phí xây nhà ?

Công tác quản lý chi phí xây nhà nói riêng và quản lý chi phí nói chung phải tuân theo một công thức như sau :

Lập kế hoạch chi phí: chủ nhà cần có một cái nhìn bao quát về toàn bộ các khoản mục chi phí để hoàn thành căn nhà của mình, từ đó mới có thể dự trù đầy đủ các khoản chi phí mà không bị thiếu sót. Dựa vào các khoản mục chi phí để hoàn thành căn nhà, chủ nhà có thể tiến hành theo nhiều cách khác nhau như tự thực hiện hoặc thực hiện một phần hoặc giao khoán toàn bộ cho các nhà thầu, các đơn vị tư vấn… Ứng với mỗi cách khác nhau sẽ đòi hỏi yêu cầu kiến thức và kỹ năng khác nhau để quản lý chi phí hiệu quả.

Các chủ nhà không rành về xây dựng thường sẽ tìm các đơn vị thân tín để làm nhà cho mình và giao khoán toàn bộ công việc. Đối với những trường hợp này thì việc quản lý chi phí cũng tương đối nhẹ nhàng vì đơn giản chủ nhà chỉ cần tìm những đơn vị thân tín để báo giá công việc trọn gói và chọn ra đơn vị có giá tốt nhất. Lưu ý rằng đối với các hợp đồng trọn gói thì chủ nhà nên yêu cầu nhà thầu đưa ra danh sách công việc chi tiết cũng như chủng loại chất lượng của từng sản phẩm để dễ dàng so sánh và theo dõi trong quá trình thi công.

Nếu chủ nhà muốn tự mình xây nhà thì việc lập kế hoạch chi phí sẽ trở nên phức tạp hơn rất nhiều. Để có thể lập kế hoạch chi phí đòi hỏi chủ nhà phải có bản vẽ thiết kế chi tiết. Dựa trên thiết kế chi tiết, chủ nhà sẽ lập dự toán chi tiết các công việc sẽ thực hiện trong quá trình thi công. Ứng với mỗi công việc sẽ cần một khối lượng vật tư, nhân công và thiết bị thi công nhất định. Khối lượng này chính là cơ sở để dự trù và quản lý chi phí trong quá trình thi công. Nếu muốn thực hiện ước lượng theo phương thức này, chủ nhà nên thuê một bên tư vấn có kinh nghiệm để kết quả ước tính được chính xác.

Thực hiện: Dựa trên kế hoạch đã đề ra, chủ nhà tiến hành thực hiện từng bước theo kế hoạch. Lưu ý trong giai đoạn này, việc giám sát chất lượng công việc thực hiện là rất cần thiết vì nó sẽ quyết định đến chi phí bảo trì cho công trình về sau.

Giám sát: Dựa trên kế hoạch đề ra và kết quả thực hiện công việc theo thời gian, chủ nhà hoàn toàn có thể so sánh để biết được chi phí cho công việc đã thực hiện có tương xứng với kế hoạch đã đề ra hay chưa ? Nếu như chi phí thực hiện đang vượt so với kế hoạch đề ra ban đầu thì cần phải tìm hiểu nguyên nhân và đưa ra các phương án điều chỉnh.

Điều chỉnh: Việc điều chỉnh kế hoạch chi phí sẽ dựa trên kết quả theo dõi tiến trình thực hiện, và sẽ ảnh hưởng đến kế hoạch thực hiện đối với các công việc tiếp theo nhằm đảm bảo chi phí thực hiện cho toàn bộ công trình đúng với kế hoạch ban đầu đã đề ra.

Việc ước tính đúng chi phí hoàn thành một căn nhà không khó, cho dù bạn không phải là một chuyên gia xây dựng ! Tuy nhiên, bạn cần phải thực hiện đúng các bước theo trình tự sau đây :

1. Liệt kê toàn bộ các khoản mục chi phí để hoàn thành căn nhà.
2. Đối với từng khoản mục chi phí, hãy liệt kê số lượng cụ thể của từng công tác, hoặc chủng loại vật tư (chẳng hạn số m2 sàn xây dựng, số thiết bị vệ sinh, số thiết bị điện…)
3. Ứng với mỗi công tác hoặc chủng loại vật tư, hãy tham khảo từ 3 – 5 báo giá để có mức giá trung bình.
4. Cộng toàn bộ chi phí của các khoản mục.
5. Tính thêm 1 khoản chi phí dự phòng bằng 10% tổng chi phí đã cộng ở trên.

Trong trường hợp căn nhà được xây dựng trên nền đất yếu, khi đó bạn phải tiêu tốn thêm một khoản chi phí để gia cố móng nhà bằng phương án sử dụng cọc ép hoặc cọc khoan nhồi. Do đó, nếu không khảo sát kỹ, bạn sẽ phải phát sinh thêm 1 khoản gọi là chi phí gia cố móng. Chi phí này có thể chiếm từ 50 triệu đồng đến 200 triệu đồng hoặc hơn nữa tùy thuộc vào quy mô hoặc địa chất nơi bạn xây nhà.

Bên cạnh đó, trong quá trình xây dựng chắc chắn bạn sẽ có những thay đổi nhất định so với dự kiến ban đầu. Những yêu cầu thay đổi này sẽ tác động đến chi phí xây dựng hoặc mua sắm thiết bị của bạn. Chẳng hạn nếu bạn muốn ngăn thêm phòng, làm thêm nhà tắm, hoặc chọn các loại gạch ốp lát, sơn nước đẹp hơn… thì sẽ làm phát sinh thêm 1 khoản chi phí như chi phí vật tư, chi phí nhân công để thực hiện phần công việc đó. Thường nếu việc dự tính ban đầu tốt thì các khoản chi phí này là không đáng kể và nằm trong 10% tổng chi phí xây dựng và mua sắm thiết bị. Do đó để đảm bảo nguồn tài chính khi xây dựng nhà, bao giờ các chuyên gia cũng khuyên các bạn nên dành ra tối thiểu 10% tổng chi phí xây dựng và mua sắm thiết bị để làm khoản chi phí dự phòng phát sinh.

Một căn nhà sau khi hoàn thành xong chưa phải là kết thúc mà nó sẽ gắn liền với cuộc sống của gia chủ trong nhiều năm sau nữa. Trong lúc việc bảo hành công trình thường chỉ kéo dài trong 1 năm đầu tiên sau khi bàn giao nhà. Nếu trường hợp sau 3 – 5 năm sử dụng, căn nhà bị hư hỏng nặng về kết cấu (như bị nứt sàn, nứt tường…) hoặc bất tiện trong quá trình sử dụng (không thiết kế, không thông thoáng…), lúc đó chủ nhà phải bỏ ra một khoản chi phí lớn để cải tạo sửa chữa thì rõ ràng chi phí xây dựng căn nhà bây giờ không chỉ là chi phí ban đầu đã bỏ ra, mà còn phải cộng thêm khoản chi phí để cải tạo, sửa chữa này nữa. Đây gọi là chi phí chất lượng của căn nhà. Ấy thế nhưng thường ít chủ nhà nào suy nghĩ về khoản chi phí chất lượng này mà chỉ quan tâm đến chi phí đầu tư xây dựng ban đầu mà thôi. 

7. Chi phí đảm bảo chất lượng công trình: 
+ Chi phí thiết kế công trình (khoảng 3% dự toán)
+ Chi phí giám sát thi công (khoảng 3% dự toán)
+ Chi phí quản lý dự án (đối với công trình quy mô lớn khoảng 2,5% dự toán)
+ Chi phí bảo trì, sửa chữa sau bảo hành.

Dựa trên cơ sở các khoản mục chi phí này, bạn có thể ước tính bằng cách tự tính toán ra khối lượng công việc của từng khoản mục và tham khảo một vài báo giá tin cậy nhất. Sau đó áp từng báo giá với khối lượng công việc tương ứng để có được giá thành của từng hạng mục. Hoặc một cách khác dễ dàng hơn là bạn hãy mời các nhà thầu cung cấp dịch vụ cho từng khoản mục đến báo giá cho công trình của bạn. Do các thầu này có kinh nghiệm trong nghề nên họ sẽ thay bạn trong việc phân tích các khối lượng cụ thể và áp đơn giá một cách chính xác hơn.

Bên cạnh đó, bạn cũng nên thuê các đơn vị tư vấn để thực hiện công tác thiết kế, giám sát chất lượng cho căn nhà của mình nhằm giảm thiểu các chi phí bảo trì, sửa chữa sau khi hoàn thành công trình. Không ít chủ nhà cho rằng chi phí này thật “lãng phí” vì giả sử căn nhà đầu tư với dự toán khoảng 1 tỷ đồng thì khoảng chi phí tư vấn rơi vào khoảng 60 triệu đồng. Số tiền ấy đủ mua một vài món đồ nội thất sau này, vậy mà tự nhiên mất phí cho tư vấn thì uổng quá. Tuy nhiên, nếu nhìn ở một khía cạnh khác thì chi phí này giống như một khoản phí để bảo hiểm cho công trình được thực hiện vì sau khi thi công xong rồi mà phải tốn tiền để chỉnh sửa hoặc bảo trì vì công trình bị lỗi kỹ thuật thì chi phí lúc này có khi lên đến hàng trăm triệu đồng chứ chẳng chơi. Do đó, việc thuê tư vấn hay không hoàn toàn phụ thuộc vào kinh nghiệm, kiến thức và mong muốn của chủ nhà.

Như đã phân tích ở trên, chi phí hoàn thành căn nhà cuối cùng không chỉ phụ thuộc vào kinh nghiệm ước tính mà còn phụ thuộc rất nhiều vào kỹ năng quản lý chi phí của chủ nhà. Những tình huống thường gặp nhất khiến cho chi phí xây nhà sau cùng không đúng với dự trù ban đầu là :

Không khảo sát kỹ lưỡng khi mua đất : Thường khi mua đất người ta chỉ hay để ý đến vị trí của khu đất mà ít để ý đến tình trạng địa chất của khi đất. Có những vùng dân cư mới được hình thành trên khi đất trước khi vốn là đầm lầy được san lấp lại. Những trường hợp này khiến cho chủ nhà phải phát sinh một khoản chi phí cho công tác gia cố móng, thường từ 50 triệu đến 200 triệu hoặc hơn tùy thuộc vào quy mô xây dựng.

Không thực hiện đúng quy trình xây dựng : Việc không thực hiện đúng quy trình xây dựng nhà có thể khiến cho căn nhà bị phát sinh nhiều chi phí cho những công tác được làm lại. Các công tác làm lại ở đây có thể là công tác thiết kế hoặc thi công hoặc cả thiết kế và thi công. Chẳng hạn ban đầu gia chủ không quan tâm đến vấn đề phong thủy, nhưng trong quá trình xây dựng lại nghe góp ý của nhiều người về phong thủy. Cuối cùng, chính chủ nhà là người ra quyết định điều chỉnh thiết kế, thậm chí phải phá dỡ những phần việc đã làm để thực hiện lại…

Không có thiết kế rõ ràng trước khi xây dựng : Có nhiều chủ nhà cho rằng việc thiết kế nhà đâu có gì quan trọng đâu mà phải bỏ tiền ra để thuê người thiết kế. Đến khi xây dựng lên nửa chừng mới thấy “sao chỗ này nhìn kỳ kỳ, chỗ nọ nhìn không ưng ý”, mà đã không ưng ý thì phải sửa ngay. Thế là thợ xây xong, phải tốn công đập ra, rồi xây lại nên phải tốn thêm chi phí. Bên cạnh đó, việc không có thiết kế rõ ràng trước khi xây dựng dễ khiến cho bạn dễ bị lung lay khi có nhiều người góp ý trong quá trình xây dựng. Một khi ý định đã lung lay rồi thì việc thay đổi, sửa chữa chỉ còn là sớm hay muộn mà thôi. Ngoài ra, không có thiết kế chi tiết trước khi xây dựng còn có thể là sơ hở để các nhà thầu làm ăn chụp giựt lợi dụng những điểm mập mờ để làm phát sinh cho căn nhà hoặc không đảm bảo chất lượng tiêu chuẩn của căn nhà.

Không thỏa thuận rõ ràng khi ký kết hợp đồng thi công : Trong giai đoạn hiện nay, thị trường xây dựng đang có vô số các nhà thầu lớn bé đang cạnh tranh nhau từng miếng bánh nhỏ của thị trường. Trong số những nhà thầu đó, có những nhà thầu tốt, nhưng cũng không ít những nhà thầu xấu, làm ăn theo kiểu chụp giựt. Họ nhìn khách hàng như những con cá và họ là người đi câu với mồi câu là sản phẩm giá rẻ. Và bạn biết đó, một khi cá đã cắn câu rồi thì những nhà thầu này sẽ tìm mọi cách để làm cho công trình bị phát sinh. Chủ nhà ban đầu cứ tưởng rằng mình kiếm được thầu làm với giá rẻ, ai ngờ đến khi làm xong thì tổng chi phí bỏ ra lại chẳng rẻ tí nào. Cho nên, để đảm bảo rằng các nhà thầu xấu kia không thể tự tiện phát sinh, bạn phải ràng buộc họ bằng những điều khoản thật rõ ràng, kỹ lưỡng khi soạn thảo hợp đồng.

Không có chế độ quản lý, giám sát kỹ lưỡng khi thi công : Một căn nhà sau khi thi công xong thường tiêu tốn của gia chủ đến hàng tỷ đồng, cho thấy giá trị của việc xây dựng một căn nhà là rất lớn. Vậy mà ít ai suy nghĩ đến việc thuê người có chuyên môn để giám sát việc triển khai hàng tỷ đồng ấy. Nhiều người cứ cho rằng kiếm một nhà thầu tin tưởng để thi công là đủ, thuê thêm giám sát chi cho mệt mà lại tốn tiền nữa ? Rốt cuộc kết quả là gì ? Có khi chủ thầu làm cũng nhiệt tình và muốn làm tốt lắm, nhưng kẹt nỗi những người thợ thi công trực tiếp lại không được như vậy. Đa số tâm lý chung của thợ thuyền là cứ làm cho qua chuyện, nếu không có ai giám sát thì họ càng thoải mái làm ẩu làm tả luôn. Và trong một số trường hợp, việc làm ẩu tả ấy của thợ thuyền có thể khiến cho căn nhà của bạn bị hư hỏng kết cấu sau một vài năm sử dụng. Lúc ấy thì chi phí xử lý hậu quả chắc chắn sẽ tiêu tốn gấp nhiều lần so với chi phí thuê người giám sát lúc ban đầu.